Persondatapolitik

Et af Comwell H.C. Andersen Odense A/S overordnede mål er at opretholde et højt niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere. H. C Andersen Kongrescenter A/S ønsker med denne politik at kortlægge på en klar og overskuelig måde hvordan Comwell H.C. Andersen Odense A/S håndterer dine personoplysninger.

Dataansvarlig

Comwell H.C. Andersen Odense A/S driver ODEON som er et af Danmarks største musik og konferencehuse og beliggende i Odense midtby. Comwell H.C. Andersen Odense A/S (benævnes herefter CHC) er dataansvarlig.

CHC’s kontaktoplysninger er:

Comwell H.C. Andersen Odense A/S
Claus Bergs Gade 7,
5000 Odense C
Mail: chcodeon@comwell.com

CHC Udfører al håndtering af personlige data I overensstemmelse med gældende lovgivning.

CHC er på nuværende tidspunkt i gang med at tilpasse relevante processer og systemer i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). CHC leverer som hotelvirksomhed en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser.

Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til CHC, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af CHC.

Indsamling af oplysninger

CHC indsamler personoplysninger på følgende vis

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af CHC serviceydelser.

  • Fra personer der handler på dine vegne.

  • På B2B marked. For eksempel i salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af CHC serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.

  • Via browser cookies og web beacons.

  • I forbindelse med brug af CHC digitale ydelser.

  • Ved indmeldelse i CHC og når du abonnerer på CHC nyhedsbreve.

  • Fra Sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

  • Via TV-overvågning.

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven.

TV- overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster.

Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang, i gæste- og medarbejderområder i reception og bar samt ved vareindlevering. Optagelser bliver slette efter 30 dage.

Regler for nyhedsbrev

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, giver du os dit navn, din e-mailadres og dit postnummer. Det gør vi, for at servicen kan fungere, så vi ved hvem, vi skal sende nyhedsbrevene til.

Du kan til enhver tid afmelde dig vores nyhedsbrev, og dermed blive fri for fremtidige henvendelser!

Du kan enten anvende ”frameld”(”unsubscribe”) i bunden af nyhedsbrevet eller skrive til os direkte på odeon.marketing@comwell.com

Så afmelder vi dig listen og sletter alle dine oplysninger.

Vi kan dog være nødsaget til alligevel at opbevare dine oplysninger i en periode. Da Datatilsynet mener, at man skal kunne dokumentere, at man har opfyldt en persons ønske om at blive slettet.

Indtil Datatilsynet oplyser andet, er vi derfor nødt til at bevare dit navn for at kunne dokumentere, at vi har opfyldt vores slettepligt og derved kunne overholde reglerne.

Det er ikke et lovkrav, at du skal give os dine personoplysninger, og at vi må opbevare og bruge dem. Det lovlige grundlag for at indsamle og opbevare dit navn og din e-mailadresse er en nødvendighed og et kontrakt og aftaleforhold, hvorved du samtykker for at vi må indsamle og opbevare dit navn og din e-mailadresse. Ellers kan vi ikke sende nyhedsbrevet til dig.

Derudover har vi ”legitime interesser”. Her har vi vurderet, at dine grundlæggende rettigheder som person er tilstrækkeligt afvejet i forhold til din og vores interesse i, at du kan tilmelde dig vores gratis nyhedsbrev.

Hvis du ikke ønsker at modtage og opbevare dit navn og din e-mailadresse, skal du blot undlade at tilmelde dig vores nyhedsbrev.

Hvilke informationer indsamler CHC?

CHC indsamler blandt andet følgende personoplysninger

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.

  • Kreditkortoplysninger – Eventuelt som garanti for din reservation.

  • Demografiske oplysninger.

  • Købshistorik herunder også brugen af CHC app’s og/eller andre digitale serviceydelser.

  • Brugen af CHC.

  • Feedback via kundeundersøgelser.

  • Feedback via fysiske som onlinebaseret konkurrencer.

  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.

  • Browserinformationer.

  • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

 Du kan, efter eget ønske, vælge at give CHC personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give CHC mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap

  • Allergi

  • Særlige fødevarepræferencer

  • Medicinsk tilstand

Såfremt du vælger at gøre dette, betragter CHC det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil CHC i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartnere.

I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om CHC’s vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

Online køb med kreditkort

CHC anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk) , i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort.

Såvel DIBS som CHC er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer CHC de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 5 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 

Formålet med indsamlingen

CHC indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte serviceydelse, der både afgør hvilke personoplysninger CHC indsamler samt formålet med indsamlingen.

CHC’s formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af CHC’s serviceydelser.

  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.

  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.

  • Forbedring og udvikling af CHC’s serviceydelser.

  • Tilpasning af CHC kommunikation og markedsføring til dig.

  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.

  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.

  • Administration af din relation til CHC.

  • Opfyldelse af lovkrav.

Juridisk grundlag for behandlingen

Her redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå CHC baserer behandlingen af dine personoplysninger

CHC kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, for det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, events/koncerter, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan CHC behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen kan også finde sted for at CHC kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som CHC forfølger kan blandet andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af CHC’s serviceydelser.

Oplyser du CHC om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger CHC oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos CHC generelt.

I nogle tilfælde vil CHC modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – Eksempelvis af en assistent eller lignende.

I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om CHC’s vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt CHC ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger CHC er pålagt at registrere.

Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

 Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger CHC behandler om dig.

  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, CHC har registreret om dig.

  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger CHC har registret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter CHC alle oplysninger, som CHC ikke efter lovgivningen er pålagt at skulle gemme.

  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder at behandling herefter ophører, medmindre CHC efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til CHC enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse og specifik dato på evt. ophold.

Du kan også kontakte CHC, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

CHC vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger CHC, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

CHC kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

Søg en stilling ved CHC

Når du søger en stilling hos CHC, behandles de oplysninger, som du har givet CHC i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

CHC har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende IT-leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).

Det er alene relevante ledere og IT administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger.

Hvis du bliver ansat i CHC gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med CHC’s persondatapolitik for medarbejdere.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 2 måneder efter afslaget er givet. CHC indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen.

CHC kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

CHC beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.  

Hvis der ønskes adgang til oplysninger, som CHC behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at CHC sletter dine oplysninger, kan der rettes henvendelse til CHC af via e-mail: chcodeon@comwell.com eller via telefon: 66 14 78 00.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

Opbevaringssikkerhed og deling

CHC beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

CHC har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

CHC kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager CHC løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil CHC underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

CHC sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover CHC’s interne systemer benytter CHC sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

 

CHC har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

CHC deler og videregiver dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i CHC koncernen du henvender dig til.

CHC kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

CHC sletter dine personoplysninger, når CHC efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til CHC’s behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til: chcodeon@comwell.com

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage rettes til Datatilsynet.

Ændringer for sidste revision af politikken ses nedenfor:

16. september 2020.